Ekskursioon kutsealale: ürituste juht

2024 Autor: James Gerald | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 14:05

Maailmas on palju ameteid. Mõne kohta teame kõike, teiste kohta - natuke vähem, kolmanda kohta - üldse mitte midagi. Viimane kehtib eriti sageli nende vabade töökohtade kohta, mis on praegu asjakohased ja ütleme, et moes. Otsustasime teile rääkida sellistest ametitest ja sellest, mida spetsialistid sellistel ametikohtadel teevad. Meie esimene lugu räägib ürituste juhtidest.

Kui me osaleme mõnel üritusel, näiteks pealtvaatajatena, siis me praktiliselt ei mõtle sellele, kui palju on selle konverentsi, kontserdi, näituse jms ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks vaeva nähtud. Näeme ainult ilusat kesta, mis meile meeldib, kuid me ei tea, kui paljud inimesed ei maganud öösel, töötasid välja kontseptsiooni, pidasid läbirääkimisi klientide ja töövõtjatega, kirjutasid stsenaariume, helistasid muusikutele, näitlejatele, osalejatele (olenevalt ürituse tüübist) ja kui paljud neist jooksevad praegu lava taga või mööda koridori, hoides telefoni valmis, muretsedes ja tehes kõik võimaliku, et meie, vaatajad, ikka kõike naudiksime.

Selle raske elukutse esindajaid, kes nõuavad täielikku pühendumist ja võimet end igas kriisiolukorras kontrollida, nimetatakse ürituste juhtideks.

Sõna "sündmus" on tõlgitud inglise keelest kui "sündmus" ja ürituste juht on isik, kes korraldab mitmesuguseid üritusi.

Sellise spetsialisti rolli ei saa alahinnata, sest lisaks sellele, et ta vastutab meile nii tuttavate, kuid sündmuste ettevalmistamise mõttes üsna keeruliste sündmuste eduka läbiviimise eest, aitab ta kujundada ka positiivset kuvandit klient, nimelt ettevõte, inimrühmad või üksikisik, kes on sündmuse algataja. Ürituste korraldamise ajaloos on palju näiteid eriürituste edukast kasutamisest positiivse kliendipildi loomiseks ja säilitamiseks. Nii korraldati 2001. aastal Vorobjovi Goryl lumelauavõistlus, mille korraldas Nokia ettevõtte tellimusel agentuur BrandNew-Momentum. Näitusel osales üle 30 tuhande inimese ning populaarseimaks osutus “Nokia territoorium”, kus soovijad said tutvuda ettevõtte telefonide mudelivalikuga ja konsulteerida spetsialistidega.

Ürituste juhid töötavad nii eriagentuurides kui ka suurte organisatsioonide personalis. Huvitav on see, et statistika kohaselt valivad naised seda ametit palju sagedamini kui mehed. Kui mõtlete oma ameti vahetamisele või soovite lihtsalt rohkem teada saada nende kohta, kes eriüritusi korraldavad, siis on allpool esitatud teave just teie jaoks.

Mis on ürituste juhi vastutus?

Ürituste ettevalmistamise, koordineerimise ja elluviimise eest vastutav spetsialist peab olema valmis selleks, et tema vastutusala on üsna lai. Kõik need on teostatavad, kuigi nõuavad keskendumist ja oskust teha kõike õigel ajal.

1. Ürituste juht peab suutma leida iga kliendiga ühist keelt, isegi kui tundub, et ta on “teiselt planeedilt”. Seda oskust on vaja sündmuste plaani ühiseks väljatöötamiseks.

2. Spetsialist otsib ürituste toimumiskohti, hoiab kontakti osalejatega ja otsib ka vajalikku varustust.

3. Spetsialistil peab olema laos valmisprogramme erinevateks korporatiivseteks üritusteks, et pakkuda neid juhuks, kui on vaja võimalikult kiiresti ette planeerimata üritus ette valmistada. Sellised programmid ilmuvad reeglina iga üritusejuhi töö käigus.

Eelarve koostamine ja seejärel kõigi kulude kontrollimine on ürituste juhi üks põhiülesandeid.

4. Ürituse eelarve arvutamise oskus on ka ürituse korraldaja kohustus. Eelarve koostamine ja seejärel kõigi kulude kontrollimine on ürituste juhi üks põhiülesandeid.

5. Ürituse ettevalmistamisel osalevate töövõtjatega lepingutingimuste täitmise jälgimine on spetsialisti oluline ülesanne.

6. Ürituste juht peab suutma hinnata toimunud ürituste tulemuslikkust. See on vajalik selleks, et mõista, kas kliendi seatud eesmärk on saavutatud, ütleme näiteks, müügi taseme tõstmine.

Millised omadused peaksid sündmuste juhil olema?

Spetsialistidele esitatakse mitmeid nõudeid, kuid need kõik on õigustatud, sest üritusejuhi töö tulemuslikkus sõltub otseselt tema isikuomadustest.

1. Ürituste korraldaja peaks olema seltskondlik ja sõbralik. Just sellest oskusest tuleneb selline kohustus, nagu vajadus pidada iga kliendiga absoluutselt läbirääkimisi.

Ürituste juht peab olema "multitegumtöö", nimelt suutma töötada korraga mitme projekti kallal.

2. Vastupidavus stressile ja võime kiiresti reageerida muutuvatele oludele on ürituste korraldajatele peaaegu kõige olulisem nõue. Selle elukutse esindajad töötavad sageli hädaolukorras, jäävad üleval, nad peavad lahendama palju küsimusi siin ja praegu.

3. Loomingulise seeria olemasolu ei kahjusta ka ürituste juhti: sageli peavad spetsialistid stsenaariume kirjutama ja meelelahutusürituste kontseptsiooni ise läbi mõtlema.

4. Ürituste juht peab olema „multitegumtöö”, st suutma korraga töötada mitme projektiga.

5. Spetsialisti jaoks pole "sõprus matemaatikaga" üleliigne, mis aitab koostada teatud sündmuste kohta hinnanguid.

Millise eriala kohta tahaksid rohkem teada saada?